Que faire en cas de facture perdue ?

Toute entreprise française à pour obligation d’avoir une comptabilité fondée sur des pièces justificatives. Factures de vente, d’achat, notes de frais, il est impératif de tout garder.

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Alors, comment réagir en cas de justificatif manquant ou perdu ? Comment retrouver une facture fournisseur ? Quels risques sont encourus ?

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Cette semaine, Vysion vous explique comment procéder en cas de justificatif manquant ou perdu ❗

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Retrouver une facture fournisseur égarée

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Chaque opération doit être attestée par un justificatif original. Si ce cas se présente à vous, il est préférable d’agir rapidement. 

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Il vous est possible de demander un duplicata de la facture au fournisseur.

Votre fournisseur doit vous faire parvenir une photocopie identique à la facture originale par courrier ou email.

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Comment agir en cas de perte d’une note de frais ?

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De nombreuses solutions s’offrent à vous si vous constatez la perte d’un reçu :

• Demander au fournisseur un duplicata
• Faire parvenir une copie du relevé bancaire, afin de pouvoir prouver la dépense
• Faire une déclaration sur l’honneur en complément du relevé bancaire 

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Identifier une facture manquante

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Un justificatif manquant peut être vu à deux niveaux. Lors du rapprochement bancaire et, lors du lettrage des comptes clients et fournisseurs. 

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Le rapprochement bancaire consiste à vérifier les opérations mentionnées sur les extraits de compte et dans les journaux comptables.

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Le lettrage des comptes clients et fournisseurs consiste à faire un rapprochement entre le montant des factures fournisseurs ou clients et leurs règlements. 

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Risques encourus

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Si l’absence de justificatif concerne une note de frais, l'URSSAF risque de procéder à des ajustements fiscaux. C'est-à-dire un reclassement des dépenses engagées entraînant la plupart du temps des pénalités.

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D’autre part, sans facture, il n’est pas possible de récupérer la TVA.

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Le dirigeant de la société est chargé de la conservation des factures. En cas de manquement, il peut écoper d’une amende de 75 000 euros. Amende pouvant être doublée en cas de récidive dans les deux années suivantes.

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Comment ne pas perdre ses justificatifs ?

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Être organisé, classer ses justificatifs n’est pas à négliger surtout quand il s'agit de documents importants. Cependant, le risque zéro n’existe pas. En effet, classer ses pièces comptables contribue à la bonne gestion d’une entreprise et fait gagner du temps aux dirigeants et aux comptables. 

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Alors, pourquoi ne pas gagner encore plus de temps, et classer ses pièces justificatives au même endroit ?

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Sur VYSION, vous pouvez dématérialiser et ranger vos documents par nature. 

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Vos factures de vente, d’achat, vos notes de frais se retrouvent sur la même plateforme ainsi, le risque de perte est limité, et il vous est plus facile de rechercher un document (par date, numéro de facture, montant, fournisseur ou client).

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N’hésitez pas à contacter nos équipes pour plus d’informations 🐝

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